3131. Inbox cero con IA: Facturas

Esta semana veremos un ciclo de inbox cero con IA. Empezamos con las facturas. Veremos cómo lo organizo para que se filtren y clasifiquen solas.

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Ahora sí, vamos al lío. Esta semana haremos un ciclo de gestión del correo electrónico (en mi caso Gmail) con inteligencia artificial. Durante cinco episodios voy a compartir distintas automatizaciones que me están ayudando a acercarme mucho más al inbox cero.

Empiezo con uno de los casos más prácticos y universales. La gestión de las facturas. Hasta ahora, cuando recibía una factura por correo, tenía que descargar el PDF, cambiarle el nombre, guardarlo en Google Drive y comprobar, al terminar el trimestre, que no faltase ninguna.

El problema es que no todos los proveedores funcionan igual. Algunos adjuntan directamente el PDF. Otros envían un enlace para descargarlo. Otros obligan a entrar en su área de cliente. Y algunos, como Amazon, ni siquiera avisan de que la factura está disponible. Todo esto provoca que, cada trimestre, tengamos que repasar servicios, meses y proveedores para asegurarnos de que no nos dejamos nada.

Ahora, en mi caso, prácticamente todo el proceso se hace solo. Cuando llega una factura adjunta, la automatización abre el PDF, localiza la fecha y el número de factura, cambia el nombre del archivo y lo guarda en la carpeta del trimestre correspondiente.

Por ejemplo, puede convertir un archivo con un nombre incomprensible en algo como movistar-7-2026.pdf y archivarlo directamente en el tercer trimestre de 2026.

Si la factura llega mediante un enlace, la automatización abre ese enlace, descarga el documento y sigue exactamente el mismo proceso. Y cuando es necesario entrar en la página web del proveedor, utiliza Playwright para acceder al área de usuario, localizar el apartado de facturación, descargar el PDF y archivarlo.

Incluso tengo controlados los proveedores que no mandan ningún aviso. En esos casos, una tarea programada (vía cron o systemd) entra periódicamente en sus páginas, revisa si hay nuevas facturas y las descarga. Con Amazon, por ejemplo, puede revisar las compras y solicitar la factura cuando todavía no está disponible.

Eso sí, es necesiario crear unas reglas distintas para cada proveedor. No es recomendable decirle al sistema que gestione cualquier factura de cualquier forma. Cada empresa manda sus documentos como le da la gana, utiliza plantillas diferentes y coloca la fecha y el número de factura en lugares distintos. Por eso, la primera vez que aparece un proveedor, le explico a Codex qué tiene que hacer.

Le indico cómo reconocer el correo, dónde está la factura, cómo debe llamarla y en qué carpeta debe guardarla. Codex crea entonces un script determinista que repite siempre ese proceso. La inteligencia artificial se utiliza para construir y mantener la automatización, pero no es necesario consumir tokens cada vez que llega una factura. Una vez creado el código, el proceso se ejecuta solo.

Para detectar los correos utilizo las etiquetas de Gmail, creo un filtro para que todos los mensajes de proveedores reciban automáticamente la etiqueta Factura. Cuando Gmail aplica esa etiqueta, Pub/Sub avisa a mi servidor de automatizaciones. El servidor comprueba qué proveedor es y ejecuta las instrucciones correspondientes.

Si es Movistar, procesa el PDF adjunto. Si es Endesa, abre el enlace. Si es OpenAI o Stripe, entra en su área de usuario. Si es Amazon, espera a la revisión programada. También guardo un registro de todo lo que ocurre. Sigue las normas que tocan en función de cada proveedor.

Cada vez que una factura se procesa correctamente, queda anotada en un log. Si algo falla, recibo un correo avisándome del problema. Esto es especialmente importante cuando dependemos del scraping de una página web. Si un proveedor cambia el diseño de su área de cliente, la automatización puede dejar de encontrar el botón o el apartado donde estaban las facturas. Cuando eso ocurre, recibo el aviso, abro Codex, le muestro el error y actualizamos el código.

También tengo un manifiesto con todos los proveedores conocidos. Si llega un correo etiquetado como factura y el remitente no aparece en esa lista, la automatización me avisa de que hay un proveedor nuevo. En ese momento reviso cómo entrega sus facturas y añado sus instrucciones.

El trabajo inicial es algo tedioso porque hay que configurar cada proveedor por separado. Pero solo se hace una vez. Después, las facturas empiezan a llegar, descargarse, renombrarse y archivarse sin que yo tenga que intervenir. Este último trimestre simplemente he compartido con el gestor la carpeta correspondiente. Todas las facturas estaban ya dentro y correctamente organizadas.

El siguiente paso podría ser subirlas automáticamente a FacturaDirecta e incluso preparar parte de la presentación trimestral. Pero prefiero avanzar poco a poco y asegurarme de que cada fase funciona correctamente antes de automatizar la siguiente.

La gran ventaja no es solo ahorrar tiempo, también desaparecen del inbox todos esos correos que no requieren ninguna decisión. Una vez que el sistema está suficientemente probado, incluso podemos hacer que Gmail los archive directamente. Los mensajes siguen llegando, pero se administran solos.

Este es solo el primer caso de uso del ciclo. Durante los próximos días veremos más formas de aplicar la inteligencia artificial al correo electrónico para reducir tareas repetitivas y acercarnos de verdad al inbox cero. :)

Como siempre, muchas gracias a todos por vuestras valoraciones de cinco estrellas en Apple Podcasts y Spotify, suscribiros a los cursos para emprendedores y por estar ahí, al otro lado. Como siempre digo, sin vosotros, esto no sería lo que es. Sin vosotros esto simplemente, no sería.

Nos escuchamos mañana martes con más marketing online. Como siempre, a las 07:07. Hasta entonces… ¡Muy buenos lunes, y mejor semana!