3183. Cómo respondo correos con IA

Hoy os cuento cómo gestiono Gmail con inteligencia artificial para responder preguntas, pedir mi criterio o ejecutar tareas a partir de cada correo.

Pero antes, recordemos que esta semana continúa el curso de Resend. En la quinta clase organizamos la audiencia mediante segmentos, temas y preferencias, y en la sexta preparamos una campaña personalizada para un segmento concreto. Así pasamos de almacenar contactos a decidir qué comunicación debe recibir cada persona y cómo revisar el envío antes de lanzarlo.

Hoy también estoy en Madrid para participar en el WP Agency Forum, organizado por SiteGround y Modular DS. Mi ponencia empieza a las 17:05 y se titula «Ya no uso WordPress». Si estáis por allí, saludadme, que será un placer desvirtualizarnos y charlar un rato.

Ahora sí, vamos al lío con la forma en la que gestiono el correo en plena era de la inteligencia artificial. Mi sistema utiliza Gmail, aunque la idea puede adaptarse a otros proveedores si ofrecen avisos, webhooks o alguna forma de detectar la llegada de mensajes.

En Gmail lo hago mediante las notificaciones push de la API y Google Cloud Pub/Sub. El método watch vigila los cambios del buzón y avisa a mi automatización cuando aparece un correo. Puedo observar todos los mensajes o limitar el flujo a determinadas etiquetas, como la bandeja de entrada, facturas o cualquier clasificación propia.

Los mensajes que llegan al equipo de soporte quedan fuera de esta automatización. Miguel Ángel, Jesús y Saris los responden personalmente, algo que creo que se aprecia especialmente en estos tiempos. El sistema se ocupa de otros correos que me llegan mediante formularios, contactos directos y canales que requieren mi atención.

He organizado esos mensajes en tres caminos principales. El primero corresponde a las preguntas frecuentes que admiten una respuesta conocida. El segundo agrupa los correos que necesitan mi criterio. El tercero se reserva para aquellos que, además de responder, exigen ejecutar una tarea.

El primer camino resuelve consultas repetitivas. Puede ser alguien que pregunta si la suscripción da acceso a todos los cursos, cuánto cuesta un producto o si una funda es compatible con un modelo concreto. Cada negocio tiene sus propias preguntas recurrentes y suele reconocerlas después de contestarlas una y otra vez.

Para responderlas, preparo un corpus con información propia. Incluyo las preguntas frecuentes, las respuestas, las condiciones del servicio y el contexto que necesita el agente. También podemos revisar correos anteriores para detectar consultas habituales y convertirlas en conocimiento reutilizable.

Cuando llega una pregunta cubierta por ese material, Codex redacta la respuesta con mi tono, la envía, aplica la etiqueta Codex y archiva el mensaje. La etiqueta resulta importante porque me permite saber que la contestación ha salido de la automatización, aunque esté escrita con un estilo parecido al mío.

Si el agente no encuentra información suficiente, no debe inventarla. En algunos casos faltará añadir un dato al corpus. Una vez incorporado, la próxima consulta equivalente ya podrá resolverse. En otros, el mensaje pertenecerá a uno de los dos caminos que requieren intervención o acciones adicionales.

No hace falta automatizar el envío desde el primer día. Yo pasé por una fase en la que Codex dejaba cada respuesta como borrador, aplicaba una etiqueta de revisión y esperaba. Una vez al día entraba en esa carpeta, leía las propuestas, hacía los cambios necesarios y pulsaba enviar.

Después de varios meses comprobando que las respuestas eran correctas, permití que determinadas preguntas frecuentes se contestaran directamente. Este recorrido semiautomático ofrece una forma muy sencilla de ganar confianza sin entregar el buzón entero al sistema de golpe.

El segundo camino reúne mensajes que necesitan mi opinión o una decisión. Imaginemos que un profesor me envía el índice de un nuevo curso para validarlo, alguien quiere que pruebe una plataforma o aparece una propuesta que nunca había recibido antes. Codex puede ayudarme, pero la respuesta depende de mi criterio.

En estos casos, el sistema aplica la etiqueta correspondiente y abre un hilo nuevo dentro de mi proyecto de Gmail en Codex. El título puede coincidir con el asunto del correo y el contenido incluye el mensaje y una explicación de lo que me están pidiendo.

En lugar de entrar en Gmail, leo el correo desde Codex y le digo qué quiero hacer. Si se trata del temario de un curso, puedo comentarlo con el agente, revisar el orden de las clases, proponer cambios y llegar a una decisión. Después le pido que redacte la respuesta.

Si el asunto es evidente, puedo autorizar el envío directamente. Cuando quiero una última comprobación, Codex me muestra el texto final y espera mi visto bueno. Así mantengo la reflexión y la decisión, pero elimino buena parte del trabajo de abrir el mensaje, reconstruir el contexto y redactar desde cero.

El tercer camino aparece cuando un correo no solo requiere una respuesta, sino también hacer algo. El ejemplo más claro es la entrega de un curso. El profesor puede mandar un enlace de Google Drive con las clases terminadas y adjuntar la factura.

Una skill o una automatización puede revisar que estén todos los vídeos, comprobar que exista el copy general, validar los textos y consultar la hoja de cálculo donde controlamos el estado de cada curso. Si falta una clase o un documento evidente, el sistema puede avisarme e incluso responder al profesor para pedirlo.

Cuando la entrega está completa, el flujo puede actualizar el estado del curso, guardar la factura en la carpeta de Google Drive que utiliza el gestor y preparar los siguientes pasos. Continúo reservando para las personas aquello que exige una revisión humana, como el control de calidad final de las clases y la transferencia bancaria.

Aunque mi banco ofreciera una integración, seguramente mantendría una aprobación final para cualquier movimiento de dinero. Automatizar no consiste en eliminar todos los controles, sino en decidir qué puede ejecutar el sistema y dónde debe detenerse.

También tengo reglas más específicas para remitentes o situaciones sensibles. Un correo de mi familia, del colegio, de un proveedor importante o un mensaje que parezca crítico puede generar una alerta separada. El aviso puede aparecer como hilo de Codex, mensaje de Telegram o cualquier otro canal que resulte adecuado.

Las facturas pueden guardarse automáticamente en su carpeta. Los correos del colegio pueden incluir un PDF que el agente lee para comprobar si contiene una tarea o una fecha relacionada con alguno de mis hijos. Son integraciones quirúrgicas, preparadas para casos concretos que no encajan en los tres flujos generales.

Todo esto convierte el inbox cero en algo mucho más fácil. Podemos mantener el sistema en modo automático para las consultas conocidas y en modo semiautomático para aquellas que queremos revisar. Incluso cuando hace falta modificar una despedida o una frase, el trabajo se reduce a validar y pulsar enviar.

La automatización vive en un VPS, así que no depende de que mi ordenador esté encendido. El servidor recibe los avisos, clasifica cada mensaje y aplica el flujo correspondiente a cualquier hora. Yo intervengo únicamente cuando el correo necesita mi criterio, una autorización o una tarea que todavía prefiero hacer personalmente.

En definitiva, no utilizo la inteligencia artificial para responder todos los correos de la misma manera. Separo las preguntas frecuentes, las decisiones que necesitan mi criterio y las tareas que exigen actuar en otras herramientas. Empiezo con borradores, observo el resultado y automatizo únicamente aquello que ya ha demostrado ser fiable.

Si queréis un curso práctico sobre cómo montar este sistema de correo con inteligencia artificial, decídmelo. Ya tengo una parte pensada y puede quedar un curso especialmente útil.

Como siempre, muchas gracias por vuestras valoraciones de cinco estrellas en Apple Podcasts y Spotify, por suscribiros a los cursos y por estar ahí, al otro lado. Sin vosotros, esto no sería lo que es. Esto simplemente, no sería.

Nos escuchamos mañana jueves con más marketing online, como siempre, a las 07:07. Hasta entonces, ¡muy buenos días!