3134. Inbox cero con IA: Resúmenes

Seguimos con el ciclo de automatización del inbox cero con inteligencia artificial. Hoy vemos cómo usar la IA para resumir correos, o generar informes.

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Ahora sí, vamos al lío. Hoy quiero centrarme en una de las posibilidades más útiles de todo el sistema, los resúmenes. La inteligencia artificial puede resumir prácticamente cualquier cosa que recibamos en nuestro buzón. Puede analizar un correo individual, una conversación completa, los mensajes de todo un día o incluso la actividad acumulada durante una semana o un mes.

Imaginad que alguien os envía una propuesta larguísima acompañada de un PDF con un plan de negocio. Leerlo todo, comprenderlo y extraer las conclusiones importantes puede ocuparos una hora. En cambio, podemos pedirle a Codex, ChatGPT, Claude o la herramienta que utilicemos que revise el correo y los documentos adjuntos.

En pocos segundos puede explicarnos quién nos escribe, qué nos propone, cuánto dinero solicita, qué porcentaje ofrece y qué espera de nosotros. Incluso podemos pedirle que investigue si existen negocios similares y que utilice esa información para preparar una respuesta. A partir de ahí, podemos decirle que rechace la propuesta de manera amable, que solicite más datos o que pregunte por determinados competidores. Todo esto puede hacerse sin necesidad de entrar directamente en Gmail.

Personalmente, este resumen individual no es el que más utilizo. La mayoría de correos que recibimos se pueden entender rápidamente con una lectura normal. Sin embargo, la cosa cambia cuando resumimos periodos completos.

Cada mañana recibo un correo con un resumen de lo que ocurrió el día anterior en mi bandeja de entrada. El sistema me indica qué mensajes llegaron, cuáles se contestaron y cuáles siguen pendientes. Es como tener una persona que, al empezar la jornada, nos explica quién ha llamado, qué necesita cada uno y qué asuntos debemos atender. En lugar de abrir el correo y empezar a buscar, recibimos directamente una fotografía clara de la situación.

Este resumen se puede obtener de distintas maneras. Podemos entrar a nuestro agente y preguntarle qué ocurrió ayer. También podemos programar una tarea para que lo revise automáticamente. Otra opción, que es la que utilizo yo, consiste en ejecutar la automatización desde un servidor y recibir el informe cada mañana por correo electrónico.

Mi resumen diario empieza mostrando los mensajes que todavía necesitan respuesta. Cada uno aparece con un enlace directo a la conversación correspondiente en Gmail. Además, como os  comenté ayer, esos correos pueden tener ya una respuesta preparada. De esta manera, hago clic, reviso la propuesta y, si me parece correcta, la envío. Si quiero matizar alguna cosa, la modifico antes de mandarla.

Después de los mensajes pendientes, el resumen destaca los correos importantes. Podría ser una invitación para participar en un congreso, una propuesta comercial interesante o cualquier asunto que merezca una atención especial.

También separa los mensajes urgentes. Algo puede ser urgente sin ser especialmente importante, o puede combinar ambas cosas. Por ejemplo, una invitación para dentro de dos días, un cliente cuya web ha dejado de funcionar o un problema que requiere una actuación inmediata.

La inteligencia artificial no se limita a resumir el contenido. También puede interpretar cada mensaje y clasificarlo. Podemos pedirle que añada una etiqueta a los correos urgentes, que marque con una estrella los importantes o que nos envíe una notificación por Telegram cuando detecte algo especialmente delicado. Esto es posible porque la automatización está pendiente del correo durante todo el día. Cada vez que llega un mensaje nuevo, puede analizarlo, clasificarlo y decidir qué acción debe realizar.

También podemos crear informes semanales. En mi caso, recibo un resumen con todo lo que se ha cerrado durante la semana. Como utilizo el correo como principal herramienta de comunicación, organización y gestión, este informe me permite ver rápidamente qué asuntos han avanzado y cuáles siguen abiertos.

Además, Gmail forma parte de un ecosistema que incluye los contactos y el calendario. Esto abre muchas más posibilidades. Podemos crear una lista de clientes prioritarios y pedir que cualquier correo enviado por uno de ellos reciba un tratamiento especial. Por ejemplo, puede marcarse como importante, incluirse en el resumen diario o generar una notificación adicional.

También podemos organizar los informes por clientes. En lugar de recibir únicamente una relación cronológica de correos, podríamos obtener un resumen semanal con todo lo que ha sucedido con cada persona o empresa. El sistema podría indicarnos qué hemos hecho para un cliente, qué tareas quedan pendientes, qué decisiones se han tomado y cuánto tiempo llevamos arrastrando cada asunto.

Finalmente, también recibo un informe mensual. Este parte de los resúmenes diarios y semanales, combina la información y presenta una visión más amplia. Me indica qué operaciones se han cerrado, cuántas altas y bajas se han producido en los Membership Sites y qué temas llevan demasiado tiempo sin resolverse. También incluye datos sobre cuántos correos he recibido, cuántos he contestado, cuántos he archivado y cuántos han terminado en spam. Incluso puede generar un gráfico para mostrar cómo ha evolucionado mi gestión del correo durante el mes.

La clave no está en copiar exactamente mi sistema, sino en pensar qué tipo de resumen os resultaría útil a vosotros. Quizá os interese recibir un correo cada mañana. Quizá prefiráis preguntar directamente a Codex cuando necesitéis saber qué ha ocurrido. También podéis crear informes semanales, quincenales o mensuales.

Tal vez no necesitéis un resumen general, pero sí uno organizado por proyectos o clientes. O quizá queráis que la inteligencia artificial no solo resuma, sino que prepare respuestas, clasifique los mensajes y ejecute acciones. Todas estas opciones se pueden adaptar. Podemos cambiar el canal por el que recibimos las notificaciones, la frecuencia de los informes, los criterios de prioridad y la manera en que se presenta la información.

Al final, la inteligencia artificial puede convertirse en esa persona que conoce todo lo que ocurre en nuestro correo y que cada mañana nos explica qué necesita nuestra atención. Así conseguimos algo mucho más valioso que una simple bandeja vacía. Conseguimos entender qué está ocurriendo, qué está pendiente y cuál debe ser nuestro siguiente paso. :)

Como siempre, muchas gracias a todos por vuestras valoraciones de cinco estrellas en Apple Podcasts y Spotify, suscribiros a los cursos para emprendedores y por estar ahí, al otro lado. Como siempre digo, sin vosotros, esto no sería lo que es. Sin vosotros esto simplemente, no sería.

Nos escuchamos mañana con más marketing online. Como siempre, a las 07:07. Hasta entonces… ¡Muy buenos lunes, y mejor semana!