2962. Google Workspace Flows

Hoy hablamos de Google Workspace Flows, la alternativa de Zapier por parte de Google, que tiene ciertas integraciones que la hacen bastante especial.

Pero antes, recordemos que en Boluda.com tenéis cursos para emprendedores, marketing online, desarrollo web, y todo lo que necesitáis para vuestro negocio online. Ayer empezó el curso de Anytype, una estupenda herramienta alternativa a Notion, para organizar vuestros proyectos.

Ahora sí, vamos al lío. Hoy os quiero hablar de una herramienta que, si usáis Google Workspace, probablemente ya tenéis a mano sin saberlo: Google Workspace Flows.

Flows, que suena más a una playlist de Spotify que a una app de productividad, es ni más ni menos que el Zapier de Google. Una herramienta de automatización que permite conectar servicios y apps entre sí, con la ventaja de estar perfectamente integrada en el ecosistema Google.

Zapier, Make, IFTTT, N8n… ya sabéis de qué hablo. Herramientas que permiten automatizar acciones entre herramientas que normalmente no se hablan. Pues bien, Google también quiere su trozo de pastel y ha lanzado Flows como parte de Google Workspace.

La mayoría me habéis preguntado por esto últimamente porque ha aparecido un icono nuevo arriba a la derecha en Gmail. Un hilo, una cuerdecita. Y claro, la curiosidad os ha llevado a preguntarme: ¿Qué es eso, Joan? Pues eso, es Flows. Y no, no es algo nuevo, lleva ya unos meses, pero ahora están empujándolo más fuerte.

¿Y cómo funciona? Muy sencillo: el clásico “If this, then that”. Si ocurre esto, haz aquello. Cada automatización empieza con un starter, un disparador: por ejemplo, recibir un mail, que alguien suba un archivo a Drive, que alguien se una a un grupo de Google Chat, que se cree una reunión en Calendar, que alguien rellene un formulario de Google Forms... cualquier evento que sirva como punto de partida.

Una vez se dispara, podemos encadenar acciones: enviar un mail, crear un documento en Docs, generar un evento en Calendar, añadir una fila a una hoja de cálculo, crear una tarea… lo que queráis. Todo esto, dentro del universo Google. Pero la guinda es la integración con Gemini, la IA de Google.

Y esto, para mí, es lo más potente de todo. Porque ahora, no solo podemos automatizar tareas, sino también tomar decisiones automáticas con inteligencia artificial. Por ejemplo, cuando alguien rellena un formulario de contacto, podemos pasar ese contenido por Gemini y preguntarle: ¿esto es un lead? Si la respuesta es sí, me manda un aviso. Si no, que lo mande a Soporte. O sea, automatización con criterio.

Yo, por ejemplo, tengo un resumen diario que me llega cada mañana con todos los correos del día anterior. Usando Flows, Gemini recoge todos los correos, los organiza por categoría, los resume uno a uno, y luego hace un resumen ejecutivo. Y todo esto con tres pasos. Algo que en Zapier, por ejemplo, sería mucho más complicado de montar.

Además, podemos usar Gems personalizados. Igual que en ChatGPT podemos crear nuestros GPTs, aquí también podemos tener Gems con respuestas preparadas. Así que, por ejemplo, si recibo una pregunta frecuente, Flows lo detecta, lanza esa Gem y responde automáticamente al cliente. Y si no está claro, me lo reenvía.

Podemos añadir filtros, condiciones, automatizar en función del contenido, del remitente, del tipo de archivo… Es realmente flexible, y si ya trabajáis dentro del ecosistema de Google, tiene todo el sentido aprovecharlo.

¿Que le falta integración con herramientas externas? Sí. Le faltan miles. Por ejemplo, yo uso FacturaDirecta, y ahí Google Flows aún no llega. Pero para todo lo que ocurre dentro de Google Workspace, es una maravilla. De hecho, estoy valorando hacer un curso dedicado a esto. Si os interesa, ¡avisadme!

Así que si tenéis Google Workspace, os animo a explorar Flows. Tocad, probad, trastead. Está ahí, ya lo tenéis, y os puede ahorrar mucho tiempo si sabéis cómo sacarle partido. Eso sí, con cuidado, no sea que rompáis algo, que las automatizaciones las carga el diablo.

Como siempre, muchas gracias a todos por vuestras valoraciones de cinco estrellas en iTunes y Spotify, suscribiros a los cursos para emprendedores y por estar ahí, al otro lado. Como siempre digo, sin vosotros, esto no sería lo que es. Sin vosotros esto simplemente, no sería.

Nos escuchamos mañana con más marketing online. Como siempre, a las 07:07. Hasta entonces… ¡Muy buenos lunes, y mejor semana!